輪番制でマンション管理組合の理事長に就任された皆様、本当にお疲れ様です。
「専門知識がないのに、マンションの資産価値に関わる重要な決定をしなければ…」
「清掃会社の変更を検討したいが、何から手をつけて良いか分からない」
「理事会や総会で、他の住民の皆さんをどう説得すればいいのだろう…」
このようなプレッシャーと不安を抱えていらっしゃるのではないでしょうか。
マンションの美観と清潔さは、快適な住環境を維持するだけでなく、マンション全体の資産価値に直結する極めて重要な要素です。そして、その品質を左右するのが、日々の業務を担う清掃会社です。
しかし、数多くの清掃会社の中から、本当に信頼できる一社を見つけ出すのは至難の業。ましてや、その選定理由を全住民に説明し、承認を得るプロセスには、多大な労力と専門的な視点が求められます。
この記事は、そんなお悩みを抱える理事長様、理事会の皆様のために作られました。
清掃業界のプロフェッショナルである私たちが、失敗しない清掃会社の選び方から、総会で一発承認を得るための具体的な提案書の作り方、想定問答集まで、全てのノウハウを徹底的に解説します。
この記事を最後までお読みいただければ、あなたは自信を持って清掃会社選定の舵を取り、住民の皆様からの信頼を獲得し、マンションの資産価値を向上させるための、確かな一歩を踏み出すことができるでしょう。
なぜ今、マンションの清掃会社を見直すべきなのか？
「今の清掃会社に大きな不満はないし、わざわざ変更するのも面倒だ」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、その「なんとなく」の継続が、気づかぬうちにマンションの価値を少しずつ蝕んでいる可能性があるのです。まずは、清掃会社を見直すことの重要性について考えてみましょう。
「日常の汚れ」がマンションの資産価値を蝕むという事実
マンションの資産価値は、立地や築年数だけで決まるわけではありません。「管理状況の良さ」、特に「見た目の清潔感」は、内覧に訪れた購入希望者の第一印象を大きく左右します。
■ エントランスのガラスは、いつも手垢で曇っていないか？
■ 集合ポストの上に、ホコリは溜まっていないか？
■ 共用廊下の隅に、クモの巣やゴミが放置されていないか？
■ ゴミ置き場から、不快な臭いはしないか？
これら一つひとつは些細なことかもしれません。しかし、このような小さな汚れの蓄積が「このマンションは管理が行き届いていない」というネガティブな印象を与え、結果として「同じ価格なら、もっと綺麗なマンションを選ぼう」と敬遠される原因になります。
適切な清掃会社を選び、常にクリーンな状態を保つことは、「コスト」ではなく、マンションの資産価値を守り、向上させるための重要な「投資」なのです。
入居者満足度の低下とクレーム増加のリスク
清掃の質は、そこに住む人々の満足度に直接影響します。共用部が汚れていると、住民は「管理費を払っているのに…」と不満を抱きやすくなります。
・「廊下の照明器具に虫の死骸が溜まっていて不快」
・「エレベーターの床がいつもザラザラしている」
・「駐輪場が整理されておらず、蜘蛛の巣だらけ」
こうした不満は、理事会へのクレームに繋がり、対応に追われる理事の負担を増大させます。さらに、満足度の低下は、住民間のコミュニティ意識の希薄化や、賃貸入居者の退去率上昇にも繋がりかねません。質の高い清掃は、快適で良好なコミュニティを育む土台となるのです。
管理コストの見直し：その清掃費は本当に「適正価格」ですか？
長年同じ清掃会社と契約している場合、その料金が現在のサービス内容に見合った適正なものか、定期的に見直すことが重要です。
もしかしたら、現在のサービス品質であれば、もっとコストを抑えられるかもしれません。あるいは、同じコストでもっと広範囲で質の高いサービスを提供してくれる会社があるかもしれません。
例えば、清掃と合わせて共用部の照明をLEDに交換する提案ができる業者であれば、清掃の品質向上だけでなく、電気代という管理費からの固定支出を大幅に削減することも可能です。
複数の会社から見積もりを取り、サービス内容と価格を比較検討することで、管理組合の財政を健全化し、より価値のあること（大規模修繕の積立など）にお金を使う道筋が見えてきます。
失敗しない！マンション清掃会社選びの7つの鉄則
では、具体的にどのような基準で清掃会社を選べば良いのでしょうか。ここでは、絶対に外せない7つの鉄則をご紹介します。この7つの視点を持つだけで、業者の良し悪しを見抜く精度が格段に上がります。
鉄則1：清掃範囲と仕様を明確にする（どこまでやってくれる？）
最も重要なのが「どこを」「どのように」清掃してくれるのかを具体的に定めた「仕様書」です。見積もりを依頼する前に、まず現在の仕様書を確認し、組合として何を求めているのかを明確にしておきましょう。
日常清掃と定期清掃の違いを理解する
マンションの清掃は、大きく分けて2種類あります。
■ 日常清掃
内容：エントランス、廊下、階段、エレベーターなどの掃き拭き、ゴミ置き場の整理など、日常的な美観を維持するための作業。
頻度：週に数回〜毎日。
■ 定期清掃
内容：日常清掃では落としきれない汚れを、専用の機材や洗剤を使って除去する作業。床の洗浄・ワックスがけ、窓ガラス清掃、照明器具の清掃などが代表的。
頻度：月に1回〜年に数回。
この2つが、マンションの特性に合わせて適切に組み合わせられているかを確認することが第一歩です。
仕様書で確認すべき最重要項目
見積もりや仕様書では、以下の項目が具体的に記載されているか、必ずチェックしてください。「共用部一式」のような曖昧な表記の業者は要注意です。
・床材の清掃方法：掃き拭きだけでなく、Pタイル、長尺シートなど床材に適した洗浄方法か？
・壁や手すり：手すりの拭き上げや、壁面のクモの巣除去は含まれているか？
・ガラス：エントランスの自動ドアや窓ガラスの清掃頻度は？
・照明器具：カバーを外して内部の虫の死骸などを清掃してくれるか？
・ゴミ置き場：ゴミ出し後の掃き掃除だけでなく、定期的な水洗いや消毒は行うか？
・特別清掃の範囲：植栽の簡単な手入れや、駐輪場の整理なども対応可能か？
鉄則2：実績と専門性を確認する（信頼できる証拠は？）
清掃業務は誰にでもできそうに見えて、実は奥が深い専門職です。その会社が、マンション清掃のプロフェッショナルであるかを見極めましょう。
同規模のマンションでの清掃実績
あなたのマンションと同じくらいの規模（戸数、階数）の物件での清掃実績があるかを確認しましょう。大規模マンションと小規模マンションでは、人の動線や汚れやすい場所が異なります。実績が豊富であれば、効率的で効果的な清掃計画を立てるノウハウを持っています。可能であれば、現在契約しているマンション名をいくつか教えてもらい、お近くであれば実際に様子を見に行ってみるのも有効です。
スタッフの教育体制
実際に作業を行うのは現場のスタッフです。質の高いサービスは、質の高いスタッフから生まれます。
・スタッフへの定期的な研修制度はあるか？
・挨拶やマナーなどの基本的な教育はされているか？
・作業手順を標準化するマニュアルはあるか？
・現場を管理する責任者は明確か？
こうした教育体制が整っている会社は、スタッフの入れ替わりがあっても、サービスの品質を一定に保つことができます。
鉄則3：見積書の「裏側」まで読み解く（安さだけで選ぶ危険性）
複数の業者から見積もり（相見積もり）を取ることは必須ですが、単純な金額の比較だけで決めてはいけません。見積書には、その会社の姿勢が表れます。
「一式」見積もりの注意点
「清掃業務一式 〇〇円」といった、内訳が不透明な見積書を提出する業者は注意が必要です。どの作業にどれくらいの費用がかかっているのかが分からなければ、後から「この作業は別料金です」と言われるトラブルに発展しかねません。
・作業項目ごとの単価は明確か？
・作業人数と作業時間は記載されているか？
・使用する機材や洗剤の費用は含まれているか？
詳細な内訳を提示してくれる会社ほど、誠実で信頼できると言えるでしょう。
追加料金が発生するケースの確認
契約後に追加料金を請求されるトラブルも少なくありません。
・台風後の落ち葉清掃など、通常時以外の作業はどのように扱われるのか？
・粗大ゴミの不法投棄など、突発的な事態への対応費用は？
・定期清掃の際に、駐車料金などの実費はどちらが負担するのか？
契約前に、どのような場合に追加料金が発生する可能性があるのかを、書面で明確にしておくことが重要です。
鉄則4：損害賠償保険への加入は必須中の必須
これは絶対条件です。万が一、清掃作業中に作業員が居住者に怪我をさせてしまったり、マンションの設備（自動ドアや壁など）を破損してしまったりした場合、無保険の業者では管理組合がその損害を負担しなければならない可能性があります。
必ず「損害賠償責任保険」に加入しているかを確認し、可能であれば保険証券のコピーを提出してもらいましょう。対人・対物それぞれで十分な補償額が設定されているかどうかもチェックポイントです。
鉄則5：担当者とのコミュニケーションは円滑か？
清掃会社は、マンションを共に維持管理していく重要なパートナーです。そのため、窓口となる営業担当者との相性や、報告・連絡・相談（ホウ・レン・ソウ）の体制が非常に重要になります。
報告・連絡・相談の体制
・作業報告書は毎月提出されるか？（写真付きだと尚良い）
・理事会への出席や、状況説明は依頼できるか？
・担当者とすぐに連絡が取れるか？（電話、メールなど）
・住民からの要望やクレームを伝える窓口は明確か？
トラブル発生時の対応スピード
「嘔吐物で共用部が汚れてしまった」「ガラスが割れた」といった緊急事態に、迅速に対応してくれる体制があるかは非常に重要です。緊急時の連絡先や、対応までの目安時間などを事前に確認しておきましょう。誠実な会社は、こうした「もしも」の時の対応力もきちんと説明してくれます。
鉄則6：環境や安全性への配慮（洗剤・機材）
小さなお子様やペットのいるご家庭が多いマンションでは、使用する洗剤の安全性も気になるところです。環境に配慮したエコ洗剤や、人体に安全なものを使用しているかを確認しましょう。また、夜間に作業を行う場合は、騒音の少ない機材を使用するなどの配慮ができる業者かどうかも、住民の快適な生活を守る上で大切なポイントです。
鉄則7：清掃以外の「付加価値」を提案できるか
優れた清掃会社は、ただ言われたことをこなすだけではありません。マンションの資産価値を向上させるための、プラスアルファの提案をしてくれます。
清掃と同時に共用部のLED交換を提案できるか
例えば、定期的な照明器具の清掃の際に、「ここの照明、そろそろ寿命ですね。蛍光灯からLEDに交換すれば、電気代がこれだけ安くなりますし、交換の手間も10年に一度で済みますよ」といった提案ができる業者です。
清掃業者がLED交換も一括して請け負うことができれば、管理組合としては、別々の業者に依頼する手間が省け、コスト面でも有利になる可能性があります。
コスト削減と美観向上の一石二鳥
LED照明は、省エネによる電気代削減という直接的なメリットに加え、
・虫が寄りにくくなるため、照明器具周りが汚れにくくなる（清掃の手間が減る）
・明るさが向上し、マンション全体の印象が良くなり、防犯性も高まる
といった美観・衛生・安全面でのメリットもあります。このように、清掃という枠にとらわれず、マンション全体の価値向上に繋がる提案力を持っているかどうかも、良いパートナーを見極めるための重要な指標となります。
総会で一発承認！説得力を高める提案書の作り方【比較シート付】
どんなに素晴らしい清掃会社を見つけても、最終的に総会で住民の皆さんの承認を得なければ、契約には至りません。ここでは、専門知識がない方にも分かりやすく、納得してもらえる提案資料を作成するための3つのステップを解説します。
ステップ1：現状の課題を「見える化」する
まず、「なぜ、今、清掃会社を変更する必要があるのか」を誰もが直感的に理解できるように示すことが重要です。
写真で示す「清掃が行き届いていない場所」
言葉で「汚れています」と100回説明するよりも、1枚の写真の方が説得力を持ちます。
・ホコリが溜まった集合ポストの上
・クモの巣が張ったままの廊下の隅
・汚れがこびりついたゴミ置き場の床
こうした場所の写真を撮り、「現状の課題」として資料に掲載しましょう。プライバシーに配慮しつつ、客観的な事実として提示することがポイントです。
入居者アンケートで不満点を収集する
「理事会だけで勝手に進めている」と思われないためにも、事前に簡単なアンケートを実施し、住民の意見（＝民意）を吸い上げておくことをお勧めします。「共用部の清掃について、気になる点はありますか？」といった問いに対し、具体的な回答が得られれば、それが業者変更の強力な後ろ盾となります。
ステップ2：複数社の比較検討を分かりやすく示す
「理事長が個人的に好きな業者を選んだのでは？」という疑念を払拭し、選定プロセスが公平・公正であることを示すために、比較表を作成します。
【そのまま使える】清掃会社 比較検討シート
総会資料には、以下のようなシンプルな比較シートを盛り込みましょう。3社程度を比較するのが一般的です。
| 比較項目 | A社（新規候補） | B社（新規候補） | C社（現行） |
|---|---|---|---|
| 月額費用（税込） | 〇〇円 | 〇〇円 | 〇〇円 |
| 日常清掃の頻度 | 週5回 | 週4回 | 週4回 |
| 定期清掃の頻度 | 年4回（床、ガラス等） | 年2回（床のみ） | 年2回（床のみ） |
| 損害賠償保険 | 加入済み | 加入済み | 加入済み |
| マンション実績 | 豊富（近隣実績あり） | あり | 不明 |
| 報告体制 | 月次報告書（写真付） | 月次報告書（文面のみ） | 特になし |
| 付加価値提案 | LED化提案、植栽管理 | 特になし | 特になし |
| 総合評価 | ◎ | 〇 | △ |
※スマートフォンでは横にスクロールしてご確認ください。
ステップ3：費用対効果を具体的に説明する
住民の皆さんが最も気にするのは、やはり「費用」です。仮に新しい業者の費用が現在よりも高くなる場合、その価格差を上回るメリットがあることを明確に説明する必要があります。
「コスト」ではなく「資産価値を守る投資」であることを強調
・説明例：
「今回ご提案するA社は、現在のC社よりも月額5,000円高くなります。しかし、定期清掃の回数が年2回から4回に増え、これまで手付かずだった窓ガラスや照明器具の清掃も含まれます。これにより、マンションの美観が大幅に向上し、中長期的に見て資産価値の維持・向上に繋がります。一戸あたりに換算すると、月々わずか数十円のご負担で、より快適で価値のある住環境が手に入ります。」
このように、単なるコストアップではなく、将来への投資であることを論理的に説明することで、理解を得やすくなります。
【想定問答集】総会で必ず出る質問と完璧な回答例
総会の質疑応答で、しどろもどろになってしまうと、提案全体の信頼性が揺らぎます。事前によくある質問を想定し、回答を準備しておきましょう。
Q1. 「なぜ今の業者ではダメなのですか？長年やってもらっているのに…」
A. 「〇〇様、ご質問ありがとうございます。現在のC社様には長年お世話になっており、感謝しております。しかし、先ほど写真でお示しした通り、現状ではどうしても清掃が行き届かない箇所が出てきているのが事実です。また、他の住民の皆様から実施したアンケートでも、〇〇といったご意見が寄せられております。マンションの資産価値を維持し、皆様の満足度を向上させるために、一度サービス内容をリセットして見直す時期に来ていると理事会では判断いたしました。」
Q2. 「費用が高くなるのではないですか？管理費を上げたくありません。」
A. 「費用に関するご心配、ごもっともです。今回比較検討した3社のうち、A社は月額〇〇円、B社は〇〇円と、現在の費用と比較して〇〇円の増減となります。私たちが推薦するA社は、月額〇〇円の増加となりますが、その分、定期清掃の回数が増えるなど、サービス内容が大幅に向上します。この投資は、マンションの価値を維持するために不可欠であると考えております。なお、今回の変更による管理費の値上げは予定しておりません。」
Q3. 「新しい業者は本当に信頼できるのですか？」
A. 「はい、その点については慎重に調査いたしました。推薦するA社は、創業〇〇年で、私たちのマンションと同規模の物件を〇〇件以上担当した実績があります。また、損害賠償保険への加入はもちろんのこと、スタッフの教育体制も整っており、事前に担当者の方とも面談いたしましたが、非常に信頼できるという印象を受けております。トライアル期間（試用期間）を設けるといった条件で契約交渉することも可能です。」
Q4. 「清掃の品質が落ちることはありませんか？担当者が変わると不安です。」
A. 「品質の維持・向上は、今回の変更における最大の目的です。A社からは、詳細な作業手順が記載された仕様書と、作業内容を写真付きで報告する月次報告書の提出が約束されています。これにより、作業品質を客観的にチェックできる体制を構築します。万が一、品質に問題があった場合は、すぐに改善を申し入れることができるよう、理事会が責任を持って監督してまいりますのでご安心ください。」
まとめ：適切な清掃会社選びが、マンションの未来を創る
ここまで、マンションの清掃会社選びの全手順を解説してまいりました。
理事長の仕事は、決して楽なものではありません。しかし、あなたの行動ひとつで、マンションの住環境は劇的に改善し、その資産価値を未来へと繋いでいくことができます。
今回ご紹介した7つの鉄則と提案書の作り方を参考に、自信を持って業者選定に臨んでください。大切なのは、プロセスを透明化し、住民の皆さんと一緒に「より良いマンションを創っていく」という姿勢です。
あなたのリーダーシップが、このマンションの未来を明るく照らす光となることを、心から応援しております。
東京都、神奈川県、千葉県、埼玉県、山梨県、福島県、新宿区、横浜市、千葉市、さいたま市、仙台市、山形市にてマンションの管理や高品質な清掃、共用部のLED化を含めた照明器具の変更をご検討の管理組合様・オーナー様は、ぜひ株式会社クリエイトまでご相談ください。お客様のマンションに最適なプランをご提案いたします。